ホームページリニューアルで失敗しないRFP（提案依頼書）の作り方

リニューアルの目的を整理するためのRFP（提案依頼書）とは何か

そこで、RFP（提案依頼書）を作ることをおすすめします。

RFPとは、Request for Proposalの略で、サイト制作の目的や課題、求める成果をまとめた依頼書のことです。制作側に「何を達成したいのか」を伝えるための設計図のようなものです。

これがしっかりしていると、制作会社も正確な方向性で提案でき、見積もりやスケジュールも現実的なものになります。

ただ、正直に言うと、中小企業ではRFPという概念自体を知らない人が多いです。

「Webのプロである制作会社にお願いすれば、良いサイトを作ってくれるんじゃないの？」と思っている経営者や担当者がほとんどです。でも、それは大きな誤解です。

RFPは、制作会社への「発注書」ではありません。これからのサイトの未来像を共有するためのものです。完成形を一緒に思い描ける内容になっていれば、それだけで良いスタートラインに立てるのです。

RFPがあると、何が変わるのか

では、RFPがあると具体的に何が変わるのか。私の経験から、3つのメリットをお伝えします。

1. 関係者全員が共通認識を持てる

通常、ホームページリニューアルには、社長、担当者、制作会社など、複数の人が関わります。RFPがあることで、全員が同じ方向を向くようになります。

途中で「やっぱりこうしたい」と言い出す人が減ります。なぜなら、最初に「こうする」と決めたことが文書化されているからです。

2. Web制作会社が正確な提案をできる

制作のプロであるWeb制作会社も、クライアントの頭の中まではわかりません。「カッコイイサイトにしてください」と言われても、何をもって「カッコイイ」のか分かりません。

でも、RFPに「ターゲットは30代のビジネスマン層で、信頼を与えるデザインにしたい」と書いてあれば、Web制作会社も具体的な提案ができます。見積もりも、必要な機能や作業量が分かるので、ブレも少なくなります。

3. 自社の課題が整理される

実は、これが一番大きなメリットです。

RFPを書く過程で、自分たちの頭の中が整理されます。「なぜリニューアルしたいのか」「今、何が問題なのか」「本当に達成したいことは何なのか」。こういったことを言語化することで、本当の課題が見えてくるんです。

私がクライアントと一緒にRFPを作っていると、「あれ、うちが本当に解決したいのは、これじゃないかもしれない」と気づかれる瞬間があります。この気づきこそが、成果を出すための第一歩です。

逆に、RFPがないとどうなるか。

思いつきで話す人は、ころころとやりたいことが変わってしまう傾向があります。「やっぱりこの機能も欲しい」「デザインはこっちの方が良い」と、プロジェクトが進まなくなります。

最悪の場合、途中で頓挫するケースもあります。予算が膨らみ、スケジュールが遅れ、関係者が疲弊して、「もういいや」となってしまうのです。

私も何度か、そういうプロジェクトを見てきました。後から「あの時、ちゃんと整理しておけば良かった」と後悔しても、時間は戻りません。

成果を出すRFPに必要な要素

では、具体的にRFPには何を書けば良いのか。成果を出すために必要な要素を5つ、お伝えします。

1. なぜリニューアルしたいのか（目的）

まず大切なのは、RFPの中で「なぜリニューアルしたいのか」が明確になっていることです。

• デザインを新しくしたいのか
• 問い合わせ数を増やしたいのか
• 採用を強化したいのか
• 商品の販売を増やしたいのか

目的が曖昧だと、制作会社は判断基準を持てません。最終的に「なんとなく整った」だけのサイトになってしまう可能性があります。

目的によって、手段や提案内容が変わってくるからです。例えば、問い合わせを増やしたいなら、問い合わせフォームの改善や導線設計が重要になります。採用を強化したいなら、社員インタビューや社風が伝わるコンテンツが必要です。

2. 現状の課題と数字

次に、現状の課題を整理します。加えて、対象範囲の整理も必要です。

• 今、何が問題なのか
• どのページを対象にするのか
• 今、どのように更新を行っているのか

そして、ここで重要なのが、現状を数字で把握することです。

「なんとなくアクセスが少ない気がする」ではなく、「月間のアクセス数は○○で、問い合わせ数は△△件」と具体的に把握することが大事です。

数字で現状を把握しないと、目標も立てられませんし、リニューアル後の成果も測定できません。

3. ターゲット層

あわせて、想定しているユーザーやターゲット層も共有できると、より効果的です。

• 誰に向けたサイトなのか
• どんなユーザーに来てほしいのか
• そのユーザーは、どんな課題を抱えているのか

ターゲットが明確だと、デザインもコンテンツも、方向性が定まります。

4. 具体的な成果目標

また、目標とする成果も「SEOもしっかり行う」といった曖昧な表現ではなく、「検索エンジンからの流入を前年比20％増」といった具体的な数字になっている方が、必要となる改善プランを制作会社も算段しやすくなります。

曖昧な目標だと、達成したかどうかも分かりません。でも、数字で示せば、「達成した」「達成できなかった」が明確になります。

そして、もし達成できなかった場合も、「なぜ達成できなかったのか」を分析して、次の改善につなげられます。

5. 予算とスケジュール

最後に、予算とスケジュールです。

現実的な予算を示すことで、制作会社も「この予算でできること」を提案しやすくなります。予算が分からないと、制作会社も提案の幅を絞れず、見積もりが出しにくくなります。

スケジュールも同様です。「いつまでに完成させたいのか」が明確だと、逆算して必要な作業を計画できます。

参考までに当社がヒアリングしてる内容

参考までに、私たちは最初の問い合わせの時に、クライアントにこんなことを聞いています。

現状のサイト運営状況（ざっとした平均値でかまいません）

• 売上金額：　　　　円/月
• 受注数：　　　件/月
• 見積依頼件数：　　件/月
• 見積依頼から注文になる件数：　　件/月
• アクセス数：　　　/日
• ネット広告費： 円/月
• 売れ筋商品：1位、2位、3位

今後の目標（1年後ぐらいで）

• 目標売上金額：　　　　円/月

その他

• 貴社の商品の特長を20秒以内で説明してください。
• 貴社商品に関して、競合となる商品名と、そのURL（ホームページのアドレス）をいくつか教えてください。
  • 【競合商品名】
  • 【競合URL】
  • 【良いと思う所】

なぜこれを聞くのか。理由があります。

数字で現状を把握しないと、目標も立てられないからです。

「売上を増やしたい」という漠然とした希望ではなく、「今、月300万円で、1年後に500万円にしたい」と具体的になれば、必要な施策も見えてきます。

見積依頼件数と注文件数の比率を見れば、問題がどこにあるのかも分かります。見積依頼は多いのに注文が少ないなら、価格設定や提案内容に問題があるかもしれません。逆に、見積依頼自体が少ないなら、集客が課題です。

また、「貴社の商品の特長を20秒以内で説明してください」という質問、これは意地悪でも何でもありません。

もし20秒で説明できないなら、ホームページでも伝わりません。ユーザーは、あなたのサイトを隅々まで読んでくれるわけではありません。数秒で「この会社は何をしているのか」を理解できなければ、離脱してしまいます。

だから、まずは自分たちで「うちは何を提供しているのか」を短く説明できるようにする。これが、ホームページの成果を出す第一歩です。

それと、競合を分析することも重要です。競合のホームページを見て、「良いと思う所」を挙げてもらいます。

なぜなら、競合を知らずに自社サイトを作っても、差別化できないからです。「うちの強みは○○です」と言っても、競合も同じことを言っていたら、ユーザーには違いが分かりません。

競合の良いところを知り、その上で「うちは、ここが違う」と明確に示す。これができて初めて、選ばれるサイトになります。

RFPを一人で作るのは意外と難しい

ここまで読んで、「なるほど、RFPが大事なのは分かった。でも、自分で書けるだろうか」と不安になったかもしれません。

正直に言います。一人でRFPを作るのは、意外と難しいです。

私たちも、クライアントにテンプレートを渡すことがありますが、ほとんどの人が、うまく書けません。

なぜなら、自分たちの課題を客観的に見るのは難しいからです。「何が問題なのか」を言語化するのは、思っている以上に大変な作業です。

だから、私たちは一緒に作ります。

ヒアリングしながら、クライアントの頭の中を整理していきます。「今、こういう問題があるんですね」「本当に達成したいのは、これですか？」と問いかけながら、少しずつRFPの形にしていきます。

この過程で、クライアント自身が「あ、そうか。うちの問題はこれだったのか」と気づく瞬間があります。この気づきが、プロジェクト成功の鍵になるんです。

私たちの役割は「制作」ではなく「プロデュース」

ここで、私たちの立ち位置について、はっきりお伝えしたいことがあります。

もちろん、サイト制作もできます。でも、それは手段の一つに過ぎません。私が本当にやりたいのは、クライアントとクリエイターの間に入って、プロジェクト全体をプロデュースして成果を出すことです。

具体的には、こんなことをしています。

• クライアントと一緒にRFPを作る
• クリエイターに正確に要件を伝える
• プロジェクトが方向性を見失わないよう、舵取りをする
• 完成後も、成果が出ているか検証し、改善を続ける

クライアントは、自社の事業には詳しいですが、Webマーケティングの専門家ではありません。クリエイターは、制作のプロですが、クライアントの事業やビジネスについて詳しくは理解できません。

だから、間に入るプロデューサーが必要なんです。通訳のような役割です。

そして、私たちは今後、RFP作りから全体をプロデュースする仕事を、もっと増やしていきたいと考えています。

なぜなら、最初のRFPがしっかりしていれば、プロジェクトの成功率が劇的に上がることを、経験から知っているからです。

まとめ：制作会社にリニューアルを丸投げしない

ホームページリニューアルは、制作会社に丸投げしてもうまくいきません。

まず、依頼する前に、自社で整理することが大事です。RFPを作ることで、関係者全員が共通認識を持ち、制作会社も正確な提案ができ、そして何より、自社の課題が整理されます。

RFPは発注書ではなく、これからのサイトの未来像を共有するためのものです。完成形を一緒に思い描ける内容になっていれば、それだけで良いスタートラインに立てるはずです。

もし、一人で書くのが難しければ、私たちと一緒に作りましょう。

ヒアリングをしながら、頭の中を整理し、本当の課題を見つけ、成果が出るRFPを作る。そして、そのRFPを元に、制作会社と一緒に、あなたの会社の成果が出るホームページを作っていく。

それが、私たちの仕事です。